Så får du Mail och Gmail att samarbeta

Vi är många som fortfarande föredrar att göra huvuddelen av vårt mejlande från OS X:s gamla hederliga e-postklient Mail. Inget fel med det, men i vår moderna tid med molntjänster, flertalet olika enheter som alla kan komma åt samma mejlkonton, och smarta webbmejlappar som Gmail är det inte det lättaste att få till allt så det flyter på och fungerar ihop.

 

Om du använder Gmail via pop i Mail men har funderat på om du inte kan vara mer synkroniserad mellan Macen och iPhone eller iPad är det här guiden för dig.

 

Vi kommer här visa dig hur du först arkiverar alla gamla mejl som hämtats via pop och sedan ställer in OS X och Mail så att du därefter kommer åt ditt Gmailkonto via imap (synkroniserad mejlåtkomst), så att mejl du läst i Macen markeras som lästa även i telefonen och webbmejlen och det blir lättare att åstadkomma en tom inkorg.

 

 

Arkivera alla gamla mejl
Om du har använt Gmail i Mail via pop en längre tid har du kanske hundratals eller tusentals sparade (eller bara inte raderade) mejl i inkorgen. Innan vårt byte till imap-åtkomst ska vi därför arkivera alla dessa mejl så att du i nödfall kan komma åt dina lokala kopior och slippa gå till Gmails webbapp. I menyn Brevlåda väljer du Ny brevlåda. Fyll i ett passande namn och dra alla mejl från ditt Gmail-konto till den nya lådan.

 

 

Aktivera imap
Innan du kan gå vidare måste du se till att imap-funktionen är aktiverad i ditt Gmailkonto. Gå till mail.google.com, klicka på kugghjulet uppe till höger och därefter på Settings. Under ”Forwarding and POP/IMAP” hittar du inställningen för imap, som alltså ska vara aktiverat. För nyare konton kan detta eventuellt vara förvalt, men äldre konton som inte har aktiverat det tidigare har det förmodligen avstängt.

 

 

Ställ in dina etiketter
Under fliken Labels hittar du alla dina Gmail-etiketter. Dessa är väldigt praktiska i Googles webbmejl, och ett mycket smartare system än gammaldags mappar, men fungerar inte så bra ihop med OS X:s Mail eftersom detta bara hanterar just mappar. Till att börja med bör du avaktivera alla etiketter som helt enkelt inte funkar i Mail, till exempel Important och Chats. Beroende på hur du vill ha Mail kan du även avaktivera flera andra.

 

 

Mer om etiketter
Genom att ställa in Mail smartare kan du få en smidigare användning Gmail med imap, och detta börjar med att stänga av flera andra etiketter. Alla brev till exempel kan ta många timmar att synkronisera och om du tidigare har använt Gmail med pop har du säkert de flesta gamla mejl sparade ändå. Undertecknad har klickat ur alla etiketter utom Drafts – mejl du har skickat från webbmejlen kommer då inte automatiskt att synas i Mail.

 

 

Avaktivera pop och skapa imap-konto
Gå till Mails Inställningar -> Konton och klicka på Gmails pop-konto. Klicka ur ”Aktivera det här kontot” och kolla runt i programmet så att alla dina sparade mejl verkligen är kvar. Öppna därefter Systeminställningar, klicka på E-post, kontakter, kalendrar och lägg till ett nytt Gmail-konto. Detta gör att du även kan synka kalendrar och annat, till skillnad från om du skapar kontot direkt i Mail.

 

 

Börja fixa med Mail
Öppna Inställningarna i Mail igen och kavla upp ärmarna – nu är det dags att finjustera programmet så att det fungerar som bäst med ditt nya imapkonto. Vissa funktioner i Mail fungerar inte alls som du kanske tror tillsammans med Gmail. Bland annat betyder Radera egentligen bara att du tar bort mejlet från Macen och skickar det till All Mail. Detta är en annan orsak att inte ha etiketten All Mail aktiverad för imap.

 

 

Brevlådefunktioner
Under fliken Brevladefunktioner kan du ställa in hur Mail ska hantera bland annat skickade och borttagna brev. Här är en liten konstighet med Gmail och Mail: Det spelar ingen roll om du väljer ”Spara skickade brev på servern” eller inte. De sparas där ändå så länge du skickade dem via Gmails smtp-server. Samma sak med borttagna brev. Om du klickar ur ”Spara raderade brev på servern” kommer de ändå ligga kvar i All Mail via webbappen.

 

 

Avancerat
Under denna flik hittar du ytterligare några inställningar. Se först till att Använd SSL är ikryssat, det ska det vara automatiskt, och samma sak för ”Inkludera vid automatisk hämtning av ny e-post” – annars måste du synkronisera med servern manuellt vilket mer eller mindre motarbetar syftet med imap. Huruvida du ska spara kopior för offline-läsning är det upp till dig, men en bra medelväg kan vara ”Endast de brev jag läst”.

 

 

Spara det viktiga
Den verkliga fördelen med att använda Mail eller liknande e-postklienter jämfört med webbmejl är att du kan skapa ett arkiv över viktiga konversationer och meddelanden som du alltid har tillgång till när du sitter vid Macen – oavsett om du har internetåtkomst eller inte. Här du du slå två flugor i en smäll och både göra det lättare att nå en tom inkorg och se till att bara viktiga mejl tar upp plats på Macen.

 

 

Brevlådor för lokalt arkiv
Du gör detta genom att skapa lokala brevlådor på Macen för arkivering. Om du bara vill se till att allt viktigt sparas för offlineläsning och hålla inkorgen tom kan du skapa en ensam Arkiv-brevlåda till vilken du drar alla viktiga mejl efter att du läst dem, men du kan också skapa olika brevlådor för olika projekt eller vad du vill. Allt oviktigt kan du direkt radera eftersom det ändå kommer finnas kvar i All Mail som du når via webbmejlen.

 

 

Anpassning åt andra hållet
Om du däremot jobbar mer med Gmails webbapp kan du använda några smarta knep i Mail för att göra det mer kompatibelt. Börja med att aktivera alla olika etiketter du använder för imap-åtkomst. När du sedan vill lägga till en etikett på ett brev gör du tvärt om: Kopiera eller flytta brevet till brevlådan som motsvarar etiketten. Kopiera till flera av dessa för att lägga till flera etiketter – Gmail-servern fattar galoppen.

 

Dina sparade utkast syns ursprungligen under etiketten [imap]/Drafts, men du kan skapa en ny eller välja den vanliga.

 

Fixa utkasten
Det sista du kan behöva göra är att se till att Mail gör som den ska med dina utkast. Se till att Spara utkast på servern är ifyllt i kontoinställningarna. Klicka sedan på Drafts-mappen under ditt imapkonto i listan till vänster, och välj Brevlåda -> Använd den här bredlådan till -> Utkast. Ett alternativ är att inte automatiskt spara alla utkast på servern utan kopiera enskilda utkast du vill “ta med dig” genom att dra dem till Drafts-mappen.