Om du haft din e-postadress ett tag är risken ganska stor att du får mängder av skräp i lådan. Även om du skyddar den som om det gällde livet får fel person eller organisation till slut fatt på den. Och då är det kört.
Normalfunktionen för skräppost i Mail låter breven ligga kvar, för säkerhets skull. Om du inte gillar det kan du själv diktera vad som ska hända med eländet.
Ställ upp regler
Lösningen på allt detta är regler. I Mail kan du sätta ihop enkla regler som talar om vad som ska hända med inkommande post. Du kan radera data, flytta till speciella mappar eller tvärtom flagga upp något som tokviktigt så att du inte missar det.
Ett smidigt sätt att råsortera dina brev är att dela upp kända och okända avsändare. På det sättet visas bara post från folk du haft kontakt med tidigare i förstaläget. Resten hamnar i en låda som du tittar till när du har tid.
Trots att det är enkelt att bygga regler är möjligheterna stora. Tyvärr kan du inte kombinera dem, men å andra sidan är det enkelt att bygga flera olika regler i stället.
Väl öppnad ändrar du första valet från Något till Alla. Tryck sedan på plustecknet till höger om Avsändaren finns inte i mina kontakter. Det ger dig en ny rad med utrymme för en ny regel. Den lyder: Brevets innehåll innehåller inte MacWorld. Spara genom att trycka på OK.
Det finns en fördefinierad regel i Mail. Stänger du inte av den blir all post från Apple blåmarkerad.
Öppna programmet och skapa en ny grupp genom att välja funktionen i Arkivmenyn. Ge den namnen Macister. Markera sedan Alla kontakter för att se ditt kompletta register. Dra över de namn du vill specialbehandla till din nya lista. I testsyfte bör du se till att din egen adress finns med.
set tempFile to ((path to desktop) as string) & theFileName
set theFile to open for access tempFile with write permission
write theContent to theFile
close access theFile
end saveToFile
on perform mail action with messages theMessages
repeat with eachMessage in theMessages
set theSubject to (subject of eachMessage)
set theContents to (content of eachMessage) as rich text
end repeat
end perform mail action with messages
end using terms from
Öppna sedan regelfliken i Mail och definiera när programmet ska dra i gång. Som exempel kan du aktivera skriptet när brevet kommer från din vanliga e-postadress.
En riktigt intressant finess i Mail är att du kan köra Applescript baserat på inkommande brev. Det ger stora möjligheter till e-postbaserad fjärrstyrning.
Avslutningsvis finns det en speciell regeltyp som kan vara väl värd att känna till. Under fliken Skräppost har du inställningar för spam. Apple har ställt in standardvärden åt dig, men du behöver inte nöja dig med dem.
Förhoppningsvis ser du hur regler kan hjälpa dig att få ordning på din postlåda. Det känns fantastiskt bra när det väl är på plats.
En sak som du säkert noterat är att det visas ett erbjudande varje gång du sparar en regel. Om du tackar ja kommer funktionen i fråga att köras mot alla dina gamla brev. Det är en finess som kan vara bra i utrensningssyfte även om du inte planerat att behålla regeln. Rätt använd kan du på så sätt få en grovsortering av all post.
Numera ser effektiva spamfilter till att en stor mängd av den allra värsta dyngan försvinner på ett tidigt stadium. Det är framför allt din tjänsteleverantör som ser till att de nigerianska prinsarna inte når fram till dig.
Men en del slinker ändå igenom. Och i andra fall är det information som du är lite intresserad av, bara inte just nu. Till exempel information om en kurs tre månader framåt eller bästa vännens länk till en rolig kattvideo. Det finns helt enkelt en rad olika situationer som kan uppstå i e-postlandet.
Normalfunktionen för skräppost i Mail låter breven ligga kvar, för säkerhets skull. Om du inte gillar det kan du själv diktera vad som ska hända med eländet.
Lösningen på allt detta är regler. I Mail kan du sätta ihop enkla regler som talar om vad som ska hända med inkommande post. Du kan radera data, flytta till speciella mappar eller tvärtom flagga upp något som tokviktigt så att du inte missar det.
Innan du börjar fylla ditt program med regler gäller det att du har klart för dig vad du vill uppnå och hur du ska nå dit. Tekniken är inte svår, men din egen prioritering kan mycket väl vara det.
Kända och okända
Ett smidigt sätt att råsortera dina brev är att dela upp kända och okända avsändare. På det sättet visas bara post från folk du haft kontakt med tidigare i förstaläget. Resten hamnar i en låda som du tittar till när du har tid.
Det här är lätt gjort. Börja med att öppna Mail. Sedan skapar du en ny mapp att lägga posten i. Om du inte ser katalogerna beror det på att de i normalläget göms undan. Tryck på knappen Visa uppe till vänster så dyker de upp.
Gå till menyn Brevlåda och välj Ny brevlåda. Välj att lägga den på toppnivån och döp den till Nedprioriterade. Du ser omgående att den nya mappen dyker upp i listan till vänster.
Med den på plats går du till Inställningarna för Mail. Fliken för regler hittar du allra längst till höger. Klicka på ikonen för att få upp en lista på dem du har definierade. Sannolikt har du bara Apples egen på plats. Strunta i den och tryck i stället på Lägg till regel.
Fyll i ett namn som passar, exempelvis ”Flytta till Nedprioriterade”. Fyll i rutorna så att du får följande mönster: Avsändaren finns inte i mina kontakter, Flytta brev till Nedprioriterade. Klicka sedan på OK.
Det här gör att alla brev som kommer in matchas mot din kontaktlista. Om e-postadressen inte finns med där flyttas brevet automatiskt till din nedprioriterade låda för senare hantering. Testa genom att skicka dig själv post från en skräptjänst.
För att få uppdelningen att bli ännu lite mer exakt kan du skapa en vip-lista. Högerklicka på namnet på en användare i e-postlådan. Välj att lägga honom eller henne i din prioriterade hög. Nu kan du hänvisa till denna lista också i dina regler.
Trots att det är enkelt att bygga regler är möjligheterna stora. Tyvärr kan du inte kombinera dem, men å andra sidan är det enkelt att bygga flera olika regler i stället.
Med den här metoden kan du definiera att enbart en handfull personer får ta upp din tid oavsett klockslag. Alla andra får snällt vänta på svar till dina fördefinierade tidpunkter. Ett bra sätt att få arbetsro.
Fast detta kan vara en alltför för grov sortering. I alla fall om du får en del viktig post från nya avsändare. Anta till exempel att alla hänvisningar till MacWorld är av högsta vikt. Det kan du lösa genom att lägga in fler regler. Markera därför din regelrad och klicka på Redigera.
Sortera efter innehåll
Väl öppnad ändrar du första valet från Något till Alla. Tryck sedan på plustecknet till höger om Avsändaren finns inte i mina kontakter. Det ger dig en ny rad med utrymme för en ny regel. Den lyder: Brevets innehåll innehåller inte MacWorld. Spara genom att trycka på OK.
Denna förändring gör att avsändaren inte får finnas med i din lista och att brevet inte får innehålla ordet MacWorld. Endast när båda reglerna uppfylls kommer brevet att flyttas till din nedprioriterade mapp. Givetvis kan du fylla på med andra ord, avsändare och brevtyper.
Det finns en fördefinierad regel i Mail. Stänger du inte av den blir all post från Apple blåmarkerad.
Lika enkelt är det att skicka undan brev som inte är direkt riktade till dig. Du får säkert mängder av kopior på konversationer som berör andra parter. Trots att det inte direkt är något du behöver bry dig om vill sändaren att du ska känna till innehållet. Ett typiskt exempel på lågprioriterad information.
Du kan filtrera ut dem genom att kika på kopiafältet. Om din e-postadress finns med där men inte i ”till”-delen vet du att det här primärt är avsett för någon annan. Regeln behöver alltså två rader och alla villkor ska uppfyllas.
Kom ihåg också att du inte bara kan flytta runt e-post mellan olika lådor. Genom att välja åtgärden Svara på brev går det att definiera vilket svar som automatiskt ska gå tillbaka. Det här är smidigt om du vill att dina vänner ska få information om var du är och hur de kan nå dig, medan arbetskontakter snällt får vänta på att du kommit tillbaka.
Funktionen Vidarebefordra tillhör samma klass. Den fungerar utmärkt om du vill att en del viktig post ska filtreras ut och skickas vidare till dig även under semestern.
Givetvis behöver du inte skyffla runt saker. Kikar du närmare på Apples egna standardregler upptäcker du att de färgar alla brev de skickar blåa. Du kan använda samma trick för att märka upp någon form av specialskick.
När du bygger upp dina regler märker du snart det vore bra att kunna samla ihop användare i grupper. Den tidigare omnämnda vip-listan räcker inte riktigt till. Lyckligtvis finns möjligheten inbyggd i programmet Kontakter.
Skapa grupper
Öppna programmet och skapa en ny grupp genom att välja funktionen i Arkivmenyn. Ge den namnen Macister. Markera sedan Alla kontakter för att se ditt kompletta register. Dra över de namn du vill specialbehandla till din nya lista. I testsyfte bör du se till att din egen adress finns med.
När du är klar med det kan du gå tillbaka till regelverket i Mail igen. Skapa en ny uppsättning där avsändare som ingår i gruppen Macister automatiskt får ett svar på sitt brev. Klicka på Text i svarsbrev och skriv in en liten hälsning. Skicka ett meddelande från din e-postadress och se att det fungerar.
Utöver de vanliga funktionerna öppnas en kul möjlighet upp tack vare reglerna. Bland listan med åtgärder finns nämligen Kör Applescript. Du startar en egenskapad snutt programkod när ett givet brev kommer och ger möjligheter för distansstyrning.
Titta till exempel på följande kod. Den andra delen aktiveras när brev kommer in och matchas mot en regel. För varje meddelande som prickas in plockas rubrik och text fram. Informationen skickas till savetofile, som sparar allt som en fil på skrivbordet.
on saveToFile(theFileName, theContent)
set tempFile to ((path to desktop) as string) & theFileName
set theFile to open for access tempFile with write permission
write theContent to theFile
close access theFile
end saveToFile
using terms from application ”Mail”
on perform mail action with messages theMessages
repeat with eachMessage in theMessages
set theSubject to (subject of eachMessage)
set theContents to (content of eachMessage) as rich text
saveToFile(”MW_” & theSubject, ”Rubrik: ” & theSubject & return & ”Meddelande: ” & theContents)
end repeat
end perform mail action with messages
end using terms from
För att lägga in detta som en regel startar du Applescriptredigeraren och öppnar ett nytt fönster. Klistra in kodsnutten, kompilera så att du inte har några fel och spara filen till ~/Library/Application Scripts/com.apple.mail. Det fungerar bara om du lagrar dina skript i den här mappen och gör det i denna ordning.
Bestäm när skriptet ska köras
Öppna sedan regelfliken i Mail och definiera när programmet ska dra i gång. Som exempel kan du aktivera skriptet när brevet kommer från din vanliga e-postadress.
Det här är givetvis bara ett enkelt exempel. Du kan göra nära nog vad du vill när du väl fångat anropet. Till exempel kan du skriva en kodsnutt som skickar tillbaka en given fil till dig, eller låta datorn utföra kommandon som du bifogar i texten.
Du kan också specialskriva en rutin för att automatsvara på inkommande e-post beroende på avsändare och tidpunkt. Dessutom är det inte särskilt svårt att automatiskt spara ner bilagor som kommer in.
Givetvis är det här mer än vad de allra flesta behöver, men det bevisar ändå hur kraftfullt regelsystemet i Mail är. Rätt uppsatt kan det hjälpa dig att effektivisera din e-posthantering rejält.
En riktigt intressant finess i Mail är att du kan köra Applescript baserat på inkommande brev. Det ger stora möjligheter till e-postbaserad fjärrstyrning.
Inställningar för spam
Avslutningsvis finns det en speciell regeltyp som kan vara väl värd att känna till. Under fliken Skräppost har du inställningar för spam. Apple har ställt in standardvärden åt dig, men du behöver inte nöja dig med dem.
Om du väljer Utför anpassade åtgärder kan du klicka på knappen Avancerat för att komma åt nya möjligheter. Då känner du igen dig. Det är bara en uppsättning regler.
Tycker du att spammarkerade brev inte ska ligga kvar i den lådan kan du helt enkelt ändra åtgärden till att flytta dem till valfri låda. Du kan också justera villkoren som anger när ett brev ska flaggas upp som skräp eller inte.
Rensa bland de gamla mejlen
Förhoppningsvis ser du hur regler kan hjälpa dig att få ordning på din postlåda. Det känns fantastiskt bra när det väl är på plats.
En sak som du säkert noterat är att det visas ett erbjudande varje gång du sparar en regel. Om du tackar ja kommer funktionen i fråga att köras mot alla dina gamla brev. Det är en finess som kan vara bra i utrensningssyfte även om du inte planerat att behålla regeln. Rätt använd kan du på så sätt få en grovsortering av all post.
Utnyttja detta och resten av regelfunktionerna så har du snart tagit tillbaka kontrollen över Mail. Det kommer både att spara tid och befria dig från spamfrustration.