Så får du in Mac i it-strategin

För inte så länge sedan var Macar och storföretag något som knappt fick plats i samma mening. Förutom ett och annat gäng ihärdiga användare, mestadels på designavdelningar, var det ytterst sällan en Mac dök upp på företag med fler än 100 anställda.

 

I dag ser det annorlunda ut. Flera samtidiga förändringar på marknaden har gjort att Macen så smått har börjat göra intrång även på enterprise­marknaden. Inte minst populariteten hos Apples andra produktlinje, iPhone och iPad, banar vägen för OS X-plattformen. Numera är det inte ovanligt att se minst en Macbook Air eller Pro plockas fram på ledningsmöten, och när cheferna börjar använda något nytt brukar det inte dröja länge innan resten av medarbetarna vill följa efter.

 

Hur går det då till när en organisation ska byta från ren Windowsmiljö, med undantag bara för särskilda avdelningar, till en it-strategi som inkorporerar Macar hos en försvarlig andel av medarbetarna, med allt vad det innebär i fråga om storskalig administration, säkerhet och kompatibilitet?

 

För det första: det är bara en tidsfråga. Numera finns det knappt några företag på Fortune 500-listan som inte åtminstone har testat att låta användare köra Mac. När analysfirman Forrester Research förra året publicerade en rapport som gick tvärt emot firmans tidigare råd och sa att det nu var dags att skrota förbudet mot Macar på företagen var det en naturlig följd av att så många av storföretagen redan har insett det och börjat göra slag i saken. Att Apple dessutom har börjat se på företagsmarknaden med piggare ögon gör inte saken svårare.

 

För bara några år sedan var det som att Apple egentligen inte brydde sig om att försöka få större företag att börja köra Mac i någon högre utsträckning, men detta har ändrats och i den senaste versionen av OS X, Mountain Lion, ingår kraftfulla och lättanvända verktyg för it-administratörer för att centralt göra allt från att göra inställningar för samtliga användare till att säkra data i nätverket med korrekt åtkomst för de olika användarna och mycket mer.

 

Är macen mogen för storföretag?
Det kan vara lockande att slå till och helt enkelt införa Macar i organisationen, men riktigt så enkelt som att bara börja köpa in ett gäng Macbook Pro och börja köra i företagsnätet är det naturligtvis inte. En rad hinder står fortfarande i vägen på en del håll och eftersom större organisationer ofta har många unika lösningar och programvaror som utvecklats internt är det viktigt att först undersöka var företaget står och vilka kostnader det kan medföra att börja nyttja en så kallad blandmiljö. Frågan är om Macen slutligen blivit rumsren i de stora koncernerna eller om finns det fortfarande hinder ute på it-avdelningarna.

 

– Jag tror att av skälen till att blandmiljöer ökar är att fler system och funktioner har anpassats till webblösningar, man blir då i de flesta fall mindre beroende av vilken typ av klient som används, säger Johan Schmidt, CIO på svenska it-konsultbolaget Knowit och fortsätter:

 

– Trots detta finns det fortfarande många tillämpningar som enbart fungerar i Windowsmiljö, vilket fortsatt skapar ett visst hinder, åtminstone på kostnadssidan. På tekniksidan har det alltid funnits diverse religionskrig mellan operativsystem, jag anser att konkurrensen skapar bättre lösningar till slutanvändaren.

 

Lars Bohm är ansvarig för technology consulting på Accenture och påpekar hur ökningen av webbaserade interna system minskar motsättningarna och låsningen vid Windows.

 

– Vad jag har sett så har inte vanliga anställda börjat använda Mac i någon större utsträckning i enterprisemiljö än. För organisationer som kör alla applikationer på webben, eller i molnet, så undviker man dock problematiken med att företagets Windowsapplikationer inte skulle fungera på Mac, förklarar han.

 

Lars Bohm på Accenture ser flera hinder för Mac i storföretagens it-strategi.

 

Införandet av en blandmiljö som en del av en organisations it-strategi kan innebära en rad fördelar, men dessa är inte alldeles enkla att presentera rakt upp och ned.

 

– Ur ett strikt ekonomiskt perspektiv finns det inga vinster att göra med att erbjuda en blandmiljö, men tar man med medarbetarnas nöjdhet så kan kalkylen se annorlunda ut. Vi har valt att skapa lösningar som stödjer både Mac- och Windowsplattformen, när vi samtidigt ser att Macens popularitet ökar och våra användare är nöjda med plattformen, så hos oss har det varit ett enkelt val, säger Johan Schmidt på Knowit.

 

Knowit har själva kört blandmiljö i flera år. Enligt Johan Schmidt kör i dag cirka 20 procent av medarbetarna Mac och antalet ökar stadigt.

 

– Ekonomiskt sett finns det inga klara fördelar vad jag kan se. Om medarbetarna blir effektivare eller mer nöjda så är det en vinning i sig, men det är svårt att sätta siffror på detta, menar Lars Bohm på Accenture.

 

Käppar i hjulen
För organisationer som ser fler fördelar än nackdelar med att införa blandmiljö, eller som helt enkelt prioriterar medarbetarnas önskemål framför it-kostnaderna, finns många frågor att svara på innan det kan stå en Mac på vart och vartannat skrivbord. En sak att ha i åtanke är kostnaderna. Både Lars Bohm och Johan Schmidt ser ökade kostnader som en följd av införandet av Macar, men de håller båda med om att inköpskostnaden inte håller som försvar mot ett införande.

 

– Inköpskostnad och utbildning tror jag väger in, men är inte avgörande till varför Mac inte slagit igenom mer. Jag tror att den övergripande hanterbarheten är den största orsaken, det vill säga att it-avdelningen ännu inte vet hur man ska sköta sådana klienter, säger Lars Bohm på Accenture.

 

– Inköpskostnaden av hårdvaran är inte den stora posten. Om en plattform kan medverka till att öka produktiviteten så kan även detta väga tungt som motvikt till kostnaden. Hos Knowit finns friheten att välja själv med som en viktig parameter, säger Knowits Johan Schmidt.

 

Ökade utgifter reser så gott som alltid röd flagg i stora organisationer. Samtidigt är viktigt att veta exakt vilka kostnader det gäller.

 

– Ökad supportkostnad, ökade omkostnader för tester och licenser och utgifter för att ta fram alternativ för att stödja flera plattformar är några av de extra kostnader en blandmiljö kan medföra. Likriktning i system skapar volym, volym i it-drift skapar oftast skalfördelar, förklarar Johan Schmidt.

 

 – Genom att ta in ännu ett operativsystem i företaget har man ytterligare en plattform att hantera. Detta medför extra kostnader. De praktiska exempel jag kan se framför mig är skrivare, applikationer, skillnader i Office-paket, nätverksdelning och andra it-resurser som man kommer att få extra support­ärenden på. Office-paketet skiljer sig lite grann, och till exempel Excelmakron kan bete sig annorlunda på Mac. Även Word-dokument och Powerpoints kan skilja sig i hur de presenteras, säger Lars Bohm.

 

Gamla fördomar
Ett hinder som fortfarande drabbar dem som försöker införa Macar i större organisationer, både användare som vill kunna köra sitt favoritsystem och chefer som ser en fördel med att inte låsa sin organisation till ett operativsystem, är de fördomar som sedan 1980-talet har cirkulerat kring Apples datorer. En av de allra vanligaste är att Macar passar bäst för några specifika, små användargrupper, som designavdelningar.

 

– Macen bör anses som rumsren, men inte redo att rulla ut till vanliga användare storskaligt. Speciella avdelningar med särskilda behov tror jag fortfarande är de mest lämpliga för att köra Mac. Dessa har inte behov som är direkt relaterade till ett företags kärnprocesser och kan således klara sig utan vissa applikationer, säger Lars Bohm på Accenture.

 

Johan Schmidt på Knowit väger kostnader mot operativa fördelar när det gäller att införliva Apples datorplattform i större verksamheter.

 

Ibland baseras uppfattningen på mycket gamla uppgifter som i allt väsentligt inte stämmer längre. Viss information kan vara så gammal att den har sitt ursprung i uppgifter om gamla Mac OS och inte har någon koppling till OS X, Apples Unixsystem som har funnits i över tolv år. Andra gånger rör det sig om situationer som på senare tid har fått lösningar, som OS X:s stöd för till exempel Active Directory och andra nätverkstekniker som på många företag är helt nödvändiga för att kunna integrera med företagsnätet. Huvudsakligen handlar det om att Apple inte gått ut hårt nog med att informera om hur
OS X och Macen har förändrats och blivit en bättre del i företagsnät, men också att många it-avdelningar av ren slentrian har ignorerat Macen.

 

I vissa fall kan det däremot röra sig om verkliga hinder, som dock kan överbryggas. Ett vanligt problem är till exempel att ett företag har byggt upp ett ekosystem av intern mjukvara som enbart kan köras i Windows eller använder skräddarsydda lösningar från till exempel SAP. Men i dessa fall finns ibland även problem med att köra programmen på de senaste versionerna av Windows, speciellt i 64-bitarsversionen, och it-chefer som låter denna begränsning styra sina beslut bortser från att en mycket enkel lösning som dessutom ytterligare kan stärka säkerheten och kontrollen över användningen har funnits länge och fungerar väldigt bra på dagens kraftfulla datorer: virtualisering.

 

Om en it-chef avfärdar Macar på grund av något tekniskt hinder eller menar att det är omöjligt att sköta fjärrinstallationer eller liknande är detta egentligen nästan alltid felaktigt. Det är bara en fråga om att välja rätt verktyg och att verkligen vilja skapa en integrerad miljö. Det finns en hel uppsjö företag, från jättar som Symantec till små uppstickare, som erbjuder avancerade administrationslösningar för nätverk med tusentals Macar.

 

Fokus på säkerheten
Säkerhet – både i innebörden säkra kommunikationer över nätverk och internet och i betydelsen datorer som är säkra mot intrång, har krypterad data och så vidare – är ett helt eget kapitel som ingen beslutsfattare har råd att ignorera innan stora beslut som att börja låta medarbetarna göra sina egna val av plattform är fattade.
Men hur är det egentligen, vilket operativsystem är säkrast? OS X eller Windows?

 

– Ja, det där är ju ett populärt trätoämne bland experter. Nej, det går inte att på rak arm säga att det ena är säkrare än det andra. Sanningen är nog snarare att med den senaste versionen av respektive operativsystem finns det ingen avgörande anledning ur säkerhetssynpunkt att välja det ena framför det andra, säger Anne-Marie Eklund Löwinder, säkerhetschef på .SE (Stiftelsen för internetinfrastruktur) och försätter:

 

– Båda plattformarna har buggar, behöver uppdateras och patchas och båda kan få problem när någon hittar en ny oupptäckt svaghet under den tid då ingen hjälp finns att få.

 

När fler och fler företag börjar köra blandmiljö med Macar och Windowsmaskiner sida vid sida, vilka problem kan dyka upp som företaget kanske inte har räknat med?

 

– Svårt att säga, men det är viktigt att en ny plattform inte bara glider in som på ett bananskal, vilket jag tror rätt ofta är fallet nu, utan att man har ett strategiskt arbete som pågår kontinuerligt.

 

Anne-Marie Eklund Löwinder på .SE förespråkar en pragmatiskt syn på införandet av blandmiljöer i organisationer. 

 

Om vi ska tro Gartner talar trenden sitt tydliga språk: Macen är här för att stanna och inom bara några år kommer de flesta företag på Fortunes 500-lista att ha blandmiljöer. Redan i dag är det bara 60 procent av dessa företag som begränsar användandet av Macar, och antalet krymper. Samtidigt som nästan alla större företag har börjat tillåta iPhone – eller rent av har bytt ut alla sina gamla Blackberry-lurar mot Apples mobil – kommer fler och fler anställda, från de högsta cheferna till de vanliga knegarna, att kräva att få välja operativsystem och det blir upp till it-strateger och it-avdelningar att se till att de får det utan att kostnaderna skenar eller att säkerheten får en törn.

 

Vilket är rådet till den som står inför valet just nu?

 

– Utvärdera hur låst du är i din nuvarande plattform och gör en kalkyl på vad det skulle kosta att ta dig ut och in i blandmiljö. Väg även in andra värden, som ökad produktivitet och nöjdare användare, säger Johan Schmidt på Knowit.

 

Anne-Marie Eklund Löwinder på .SE är inne på ett liknande spår och rekommenderar en pragmatisk syn på blandmiljö med differentierade användargrupper.

 

 – Skilj på traditionella användare som får en färdiginstallerad dator och inte kan installera något nytt på den, och yoyo-användare (You’re on your own) som själva får ansvar för att datorn de använder följer reglerna. Dessa är alltså sina egna administratörer och ska inte heller få någon hjälp från it-avdelningen med programinstallation och liknande. Denna variant har tidigare ofta varit den inofficiella policyn för de få användare som av någon anledning måste ha Mac, till exempel designers, men är alltså även något att fundera på även för större användargrupper, säger hon.

 

Om ditt företag tror på en framtid med blandmiljö är det bästa att göra en noggrann undersökning av vad det innebär för kostnader – både under övergångsstadiet och för framtida administration – och besluta redan från början vad det är ni försöker åstadkomma och exakt hur integrerade Macarna som snart ska pryda skrivborden ska vara.

 

Fyra tips till it-chefen

 

• Skapa en parallell struktur för hanteringen av Macar. Försök inte införliva Macarna i din existerande struktur, det är mindre effektivt.
• Håll dig borta från lösningar som fokuserar på Windows. Det finns flera företag som utvecklar lösningar för storskalig hantering av Macar.
• Investera i Mac-expertis. Förvänta dig inte att samma it-administratörer som har avrått från införande av Macar kommer att vara effektiva i administrationen av Macar. Med riktiga Macadministratörer klarar du dig med cirka en admin per 300 användare.
• Modernisera din applikationsportfölj. Detta gäller inte bara för dig som ska börja köra Mac utan även om du håller fast vid Windows. Ta tillfället i akt att se över ditt företags mjukvarulösningar och titta på vad du kan göra för att förnya hanteringen av allt från e-post till beslutsstöd, och försök bryta låsningen till enskilda operativsystem eller webbläsare.

Källa: David K. Johnson, senioranalytiker på Forrester Research