Om Dante hade skrivit Den gudomliga komedin i dag skulle tokspammande Viagrasäljare och nigeriabrevsförfattare garanterat fått en egen krets i helvetet. Vid sidan av trojaner och virus är detta ett av de största gisslen på internet, även om filtren blir allt bättre.
Men om du vill ha fulla möjligheter är det bättre att använda en webbaserad tjänst. Då riskerar du heller inte att bli uppflaggad som spammare hos din internetleverantör. Direct Mail är ett molnbaserat alternativ som dessutom fokuserar enbart på Mac, med en specialbyggd klient.
I Direct Mail går du igenom stegen precis som de beskrivs. Börja med att klicka på fliken Messages. Klicka New och mata in namnet på ditt utskick. Till exempel Månadens Macmani. Namnet finns där bara för din egen skull och syns aldrig hos mottagarna.
För själva brevet har du en handfull olika mallar att välja mellan om du vill slippa bygga från grunden. Du kan dessutom importera Wordfiler, html-dokument och en del andra dokumenttyper. Även webbsidor fungerar, om du exempelvis vill använda din hemsida som grund.
Alla mallar i Direct Mail är inte toksnygga, men det finns guldkorn. Och nej, detta är inte ett av dem. Gillar du inte det du ser kan du importera egna.
Justera texten så att den passar dig. Lägg till en bild genom att dra in den och släppa den där du vill ha den. Gå sedan längst ner i brevet med markören. Klicka på nedåtpilen uppe till vänster. Då ser du en lång lista med taggar. De kommer att ersättas med ett givet innehåll vid utskicket. Lägg till Twitter, Facebook och en länk för avregistrering.
Tryck nu på Attachments, följt av plustecknet. Välj någonting du vill skicka med dina brev och sedan ok. Denna fil kommer att levereras till många användare, så se till att den är optimerad i storlek.
Innan du skickar ut dina brev gäller det att kontrollera hur de ser ut i olika e-postklienter. Antingen testar du själv eller så låter du leverantören fixa det.
Så här får du se resultatet av ditt e-posttest. Det ger dig en perfekt bild av hur mottagaren kommer att se det. Notera att klienter normalt filtrerar bilderna.
Klicka på fliken Addresses. Du kommer att mötas av en helt tom vy. Börja med att skapa en ny grupp. Tryck på New group och mata in ett passande namn. Fortsätt genom att dubbelklicka till höger. Du får då mata in en ny mottagare, med namn och adress. Knappa in uppgifter för dig själv.
Om du inte vill hamna i ett spamfilter gäller det att göra kontrollen på egen kammare först. Du vill komma så nära noll som möjligt.
Nu har du allting redo. Klicka på Preview för att göra en sista kontroll innan du skickar brevet. Om du tycker det verkar vara okej är det dags att köra jobbet. Stäng förkontrollen, se till att du har rätt brev valt under Messages och tryck på Send.
När du kikat på resultatet är det dags att återvända till Direct Mail. Under den tredje fliken, History ser du ditt jobb, tidpunkt för utskick och en del intressant statistik.
Detta är A och O i en kampanj. Du vill veta hur många som öppnade och tittade på ditt brev. Inte minst över tid, eftersom det ger dig information om vad det är som fungerar och vad som är mindre bra.
I de flesta fall kommer du att vilja importera poster från en annan källa, exempelvis kunddatabasen. Kryssa i Replace entire group för att läsa om alla poster.
Charts och Maps ger dig en grafisk sammanställning av din information. Sedan är det slut på flikar. Men det finns en mycket bra funktion till. Längst upp till vänster har du nämligen en exportfunktion.
Du håller ordning på dina användare i adresslistan. Om någon av dem valt att hoppa av kommer du att se det i form av en lila cirkel med ett kryss i.
Börja ditt brev med Hej. Öppna sedan listan över etiketter och välj Full name. Direct Mail kommer att plocka upp namnet på mottagaren från din adresslista och byta ut innehållet. Trevligt, men det kan bli ännu personligare.
Notera att du har 15 etiketter som heter custom i listan. Det är specialare som du har egen kontroll över. Anta till exempel att du vill justera innehållet beroende på mottagarens kön.
Skriv om texten så att den ser ut som följer [if custom 1 = ’Man’] Herr [else] Fru [end if]. Klicka sedan på Preview. Om du gjort rätt kommer du att se en hälsning till dig som matchar ditt kön. Ändrar du uppgifter för din användare i Addresses justeras även förhandstitten.
Direct Mail erbjuder inte bara själva utskicken. De tar dessutom hand om den tekniska kundkommunikationen åt dig. Vad det handlar om är registrering och avregistrering från dina listor.
Analysen är det absolut viktigaste momentet i en lyckad e-postsatsning. Genom att se hur varje skick gått kan du få en känsla för vad som fungerar.
Tyvärr kommer du att stöta på en del avregistreringar också. Dem kommer du att upptäcka om du tar dig till Addresses och klickar på aktuell grupp. Längst till vänster ser du en liten grön symbol för de flesta rader. Men några har lila kryss. Det är de som har tackat nej till ditt brev. Du kan aktivera dem igen, men bara om de ber om det.
Du kan trolla fram nya fält i listan genom att högerklicka på rubrikraden. Specialfält kan ge dig helt nya möjligheter i själva breven.
På det här sättet kan du skapa grupper som sträcker sig över alla de andra. Detta kan framför allt vara väldigt användbart om du importerar data från ditt kundsystem. Till exempel kanske du vill skicka ett specialerbjudande till användare som handlat av dig den senaste veckan. Det kan du ladda upp som ett specialfält och sedan filtrera på.
Anmälningssidan är enkel att göra. Du behöver heller inte ha hand om den själv. Direct Mail tar hand om både registrering och avregistrering åt dig.
Glöm inte heller att hålla koll på vad lagarna säger. Mer specifikt är det Marknadsföringslagen som gäller. I synnerhet paragraferna 19 och 20, som anger vilka du får skicka till.
Fast det betyder inte att du ska undvika massutskick till dina kunder. Har du en upparbetad kontakt och använder funktionen sparsamt kan det tvärtom uppskattas. Ett nyhetsbrev eller verkligt förmånliga erbjudanden vill många ha.
Det går att hantera utskick via den vanliga e-posten. Men om det är mer än en handfull mottagare blir det snabbt omständligt att hålla reda på. Inte minst med avregistreringar. Dessutom får du jobba en hel del på att få en vettig uppföljning.
I stället bör du investera i speciell mjukvara. Det finns en handfull populära alternativ till OS X. På App Store har du till exempel Mailshoot, Serialmailer och Email marketing.
Börja med att ladda hem programmet. Du hittar det på företagets hemsida: , eller på App Store. Precis som vanligt drar du över ikonen till applikationsmappen på din dator för att installera det.
Grundprincipen för att skicka ut ett brev bygger på fyra steg. Först skapar du själva brevet, därefter väljer du ut mottagarna och avslutar med att skicka i väg e-posten. Sedan finns det ett fjärde steg, kanske det viktigaste av alla: uppföljningen.
Döp ditt utskick
I Direct Mail går du igenom stegen precis som de beskrivs. Börja med att klicka på fliken Messages. Klicka New och mata in namnet på ditt utskick. Till exempel Månadens Macmani. Namnet finns där bara för din egen skull och syns aldrig hos mottagarna.
Knappa sedan in de uppgifter du vill ska synas. From name och From email är det som kunderna kommer att se i sitt mailprogram. Se till att välja något som gör att de förstår vem som är avsändare. Samtidigt kanske du inte vill att svarsadressen ska peka till din vanliga låda. Den kan snabbt bli överfull om ditt erbjudande är bra.
Börja med en mall
För själva brevet har du en handfull olika mallar att välja mellan om du vill slippa bygga från grunden. Du kan dessutom importera Wordfiler, html-dokument och en del andra dokumenttyper. Även webbsidor fungerar, om du exempelvis vill använda din hemsida som grund.
Alla mallar i Direct Mail är inte toksnygga, men det finns guldkorn. Och nej, detta är inte ett av dem. Gillar du inte det du ser kan du importera egna.
Använder du de medföljande mallarna kan du bara peka ut någon som passar. Några av dem har bilder som du kan klicka på för att byta ut mot egna alternativ. Även om du inte gillar dem kan det vara lättare att utgå från något färdigt. Välj exempelvis We’ve moved. Tryck sedan på Hide templates för att få mer utrymme.
Anpassa texten
Justera texten så att den passar dig. Lägg till en bild genom att dra in den och släppa den där du vill ha den. Gå sedan längst ner i brevet med markören. Klicka på nedåtpilen uppe till vänster. Då ser du en lång lista med taggar. De kommer att ersättas med ett givet innehåll vid utskicket. Lägg till Twitter, Facebook och en länk för avregistrering.
Nere till vänster finns det en liten ikon med bokstaven A i en platta. Klicka på den. Då får du upp brevet så som det kommer att se ut för dem som inte har tillgång till html i e-posten.
Om du vill skriva helt fritt här är det bara att börja knappa in text. Men om du vill att verktyget ska hjälpa dig finns det ett trick. Gå till Message. Välj Content-type och sedan Plain text. Kopiera innehållet och ångra din senaste operation med cmd-z. Klistra in texten i rutan. Nu kan du justera vidare.
För det riktiga finliret kan du klicka på symbolen <>. Då får du se själva html-koden som bygger upp sidan. Det kan vara vettigt om du vill göra specialgrejer, men blir snabbt knepigt att underhålla.
Tryck nu på Attachments, följt av plustecknet. Välj någonting du vill skicka med dina brev och sedan ok. Denna fil kommer att levereras till många användare, så se till att den är optimerad i storlek.
Innan du skickar ut dina brev gäller det att kontrollera hur de ser ut i olika e-postklienter. Antingen testar du själv eller så låter du leverantören fixa det.
Hur ser det ut hos mottagarna?
När du är klar är det dags att göra en verifiering. Klicka på luppen uppe till höger. Här kan du verifiera att resultatet ser bra ut i olika e-postprogram. En kontroll för de vanligaste klienterna ingår – tyvärr inte Mail. Men när du byggt din huvudmall kan det vara värt 30 kronor att göra en mer omfattande inspektion.
Nu väljer du Sample design test och sedan Start test. Det kommer att starta nästan omgående. Det tar ett par minuter innan det är klart. Du ser exakt hur mottagaren kommer att uppfatta resultatet i de båda klienterna. Förhoppningsvis gillar du vad du ser. I annat fall får du göra om brevet.
Nästa test gör du genom att klicka på trollspöet precis bredvid luppen. Denna kontroll är ännu viktigare. Den kör ditt brev genom Spamassassin, som är ett av de vanligaste spamfiltren. Här kan du se hur sannolikt det är att brevet fastnar på vägen.
Så här får du se resultatet av ditt e-posttest. Det ger dig en perfekt bild av hur mottagaren kommer att se det. Notera att klienter normalt filtrerar bilderna.
När du får resultatet ser du förhoppningsvis en låg siffra. Dessutom får du lite tips på hur du kan förbättra brevet. Ta gärna förslagen i beaktande. Det ökar chansen för att du når din tänkta mottagare.
Nästa steg är att fylla i adresserna. Kom ihåg – inget spam. Skicka enbart till mottagare som är med på att ta emot dina brev. Vi upprepar det flera gånger, men det är verkligen viktigt att du följer denna enkla regel.
Skapa en ny grupp
Klicka på fliken Addresses. Du kommer att mötas av en helt tom vy. Börja med att skapa en ny grupp. Tryck på New group och mata in ett passande namn. Fortsätt genom att dubbelklicka till höger. Du får då mata in en ny mottagare, med namn och adress. Knappa in uppgifter för dig själv.
Så här kan du göra för alla dina mottagare. Helt okej om det är ett dussintal. Men har du hundratals kunder är det inget vidare, i synnerhet inte om du har dem på något annat ställe. Då är det lättare att importera namnen från en fil.
Klicka på Import addresses och välj den typ som är aktuell, exempelvis Excelfiler. Följ instruktionerna på skärmen. För Excel behöver du spara om filen i kommaseparerat format och läsa in den. Se bara till att kolumnerna stämmer, spara sedan dokumentet i csv-format.
Om du inte vill hamna i ett spamfilter gäller det att göra kontrollen på egen kammare först. Du vill komma så nära noll som möjligt.
Själva guiden kommer att låta dig definiera vilket tecken du använder som separator. Sedan kan du matcha innehållet i filen med det som behövs i Direct Mail. Knappa in det som gäller och läs in raderna.
Nu har du allting redo. Klicka på Preview för att göra en sista kontroll innan du skickar brevet. Om du tycker det verkar vara okej är det dags att köra jobbet. Stäng förkontrollen, se till att du har rätt brev valt under Messages och tryck på Send.
Kryssa för att du vill skicka brevet till din maillista. Välj sedan din valda skickmetod. Eftersom du inte har något konto ännu kör du det fria alternativet. Markera att du vill ha i väg breven snarast, att mailöppnanden ska mätas och strunta i iPhonevalet.
Tryck på Send och sedan åter på Send.Nästa steg är det roligaste. Gå till din mailbox och öppna brevet. Se till att visa bilderna om du får frågan. Det är relativt vanligt att det inte sker per automatik numera, eftersom illvilliga personer kan bädda in skräp i dem.
När du kikat på resultatet är det dags att återvända till Direct Mail. Under den tredje fliken, History ser du ditt jobb, tidpunkt för utskick och en del intressant statistik.
Hur många öppnade brevet?
Detta är A och O i en kampanj. Du vill veta hur många som öppnade och tittade på ditt brev. Inte minst över tid, eftersom det ger dig information om vad det är som fungerar och vad som är mindre bra.
I Grunddata ser du hur många som fått brevet och om de faktiskt läst innehållet, samt hur många brev som inte kommit fram. Notera att du bara kommer att få en uppräkning om mottagarna valt att visa bilderna.
Nertill har du mer information. I sammanfattningen får du samma siffror som i topprutan. Men nu kan du föra muspekaren över resultaten och se procentsatserna i stället för bara faktiska tal.
I de flesta fall kommer du att vilja importera poster från en annan källa, exempelvis kunddatabasen. Kryssa i Replace entire group för att läsa om alla poster.
Under fliken Recipients kan du få mer uppgifter på individnivå. Du ser precis när de öppnade brevet och när de klickade på eventuella länkar. Det är uppgifter du kan använda för att avgöra hur dags du bör skicka ditt meddelande nästa gång.
Tar du dig vidare till Links kommer du att se hur populära dina länkar var. Även här kan du expandera valet och se vilka användare som har varit intresserade. Programmet är smart nog att hålla reda på unika klick så du inte blir lurad av att en person öppnar samma länk många gånger.
Exportera informationen
Charts och Maps ger dig en grafisk sammanställning av din information. Sedan är det slut på flikar. Men det finns en mycket bra funktion till. Längst upp till vänster har du nämligen en exportfunktion.
Klickar du på Export kan du knuffa ut information från programmet till en kommaseparerad fil. Den kan du sedan läsa in i Excel eller något annat kalkylprogram för vidare analys. Du väljer ditt innehåll under rubriken Data set.
Nu har du gått hela varvet runt på det enklaste sättet. Men det finns ett par, tre trick till. Gå tillbaka till fliken Messages för att göra dina utskick lite mer personliga.
Du håller ordning på dina användare i adresslistan. Om någon av dem valt att hoppa av kommer du att se det i form av en lila cirkel med ett kryss i.
Något som kan vara nog så viktigt i marknadsföring.
Börja ditt brev med Hej. Öppna sedan listan över etiketter och välj Full name. Direct Mail kommer att plocka upp namnet på mottagaren från din adresslista och byta ut innehållet. Trevligt, men det kan bli ännu personligare.
Specialanpassning
Notera att du har 15 etiketter som heter custom i listan. Det är specialare som du har egen kontroll över. Anta till exempel att du vill justera innehållet beroende på mottagarens kön.
Gå över till fliken Addresses igen och högerklicka i rubrikraden. Klicka på Custom1 i listan som dyker upp. Nu får du med det fältet varje gång du lägger till en ny mottagare. Du kan dessutom importera till kolumnen, precis som med namn och e-postadress.
Knappa in Man eller Kvinna i fältet för din användare. Gå sedan tillbaka till Messages. Mellan Hej och Full name lägger du till etiketten If else endif, som du hittar under Conditionals, nästan längst ner i listan. Resultatet blir en lång harang i ditt brev.
Förhandsgranska anpassningen
Skriv om texten så att den ser ut som följer [if custom 1 = ’Man’] Herr [else] Fru [end if]. Klicka sedan på Preview. Om du gjort rätt kommer du att se en hälsning till dig som matchar ditt kön. Ändrar du uppgifter för din användare i Addresses justeras även förhandstitten.
Logiken är enkel. Om fältet Custom 1 innehåller ordet Man, kommer Herr att skrivas ut. I annat fall blir det Fru. Givetvis kan du ändra innehållet. Du kan vidare använda If elseif endif om du vill ha flera val. Till exempel kanske du vill använda Custom 2 för att kontrollera civilstånd och justera texten efter det.
Registrering och avregistrering
Direct Mail erbjuder inte bara själva utskicken. De tar dessutom hand om den tekniska kundkommunikationen åt dig. Vad det handlar om är registrering och avregistrering från dina listor.
Det första är lätt gjort. Gå till Addresses och klicka på knappen Subscribe Form. Du får upp ett formulär som visar hur den potentiella läsaren kommer att se resultatet. Justera namn och lägg till en beskrivning.
Analysen är det absolut viktigaste momentet i en lyckad e-postsatsning. Genom att se hur varje skick gått kan du få en känsla för vad som fungerar.
I nästa steg knappar du in de rutor du vill ha ifyllda. Ta bort de engelska och lägg till egna, lokala. Matcha dem mot de fält i databasen som du vill ha med. Använd gärna specialfälten. Var försiktig med att kräva för mycket information. Det ökar risken för att kunden struntar i att fylla i uppgifterna. Det enda du behöver är e-postadressen.
Klicka sedan på fliken Options. Där kan du fylla i vilken sida användarna ska komma till när de är klara. Har du en egen webbplats kan det vara smart att hänvisa dem dit.
När du är klar med inställningarna klickar du på Create form. Längst upp i adresslistan för den aktuella gruppen kommer du att se en länk. Klicka på den för att komma till formuläret. Fyll i ett namn och gå till din e-postlåda. Klicka på godkännandelänken och gå tillbaka till Direct Mail. Den nya mottagaren är nu med i listan.
De som tackar nej
Tyvärr kommer du att stöta på en del avregistreringar också. Dem kommer du att upptäcka om du tar dig till Addresses och klickar på aktuell grupp. Längst till vänster ser du en liten grön symbol för de flesta rader. Men några har lila kryss. Det är de som har tackat nej till ditt brev. Du kan aktivera dem igen, men bara om de ber om det.
Om någon användare hört av sig och absolut inte vill ha någonting av dig framöver kan du lägga dem i en speciell spärrlista. Klicka på pilen till höger om New group och välj New blacklist. De mottagare du drar in där kommer aldrig att få ett brev, inte ens om de är grönmarkerade i en annan lista. Svartlistan bestämmer.
Du kan trolla fram nya fält i listan genom att högerklicka på rubrikraden. Specialfält kan ge dig helt nya möjligheter i själva breven.
En tredje lista du kan bygga är de smarta grupperna. Klicka på knappen till höger om New group. Välj New smart group. Ge den ett passande namn, fyll i kriterier för de användare du vill ha med och klicka på OK.
Kombinerade grupper
På det här sättet kan du skapa grupper som sträcker sig över alla de andra. Detta kan framför allt vara väldigt användbart om du importerar data från ditt kundsystem. Till exempel kanske du vill skicka ett specialerbjudande till användare som handlat av dig den senaste veckan. Det kan du ladda upp som ett specialfält och sedan filtrera på.
Det här är huvuddragen av vad du kan göra i Direct Mail. Det är relativt enkelt att bygga sändlistor och det går snabbt att komma i gång om du har ditt budskap klart.
Priset för Direct Mail beror på hur mycket e-post du skickar. Klienten och upp till 50 brev i månaden kostar ingenting, vilket gör det här gratis för små föreningar. Räcker inte det kan du antingen betala per brev eller ta ett månadsabonnemang baserat på antalet mottagare.
Anmälningssidan är enkel att göra. Du behöver heller inte ha hand om den själv. Direct Mail tar hand om både registrering och avregistrering åt dig.
Som exempel kostar det 100 kronor per månad att skicka obegränsat antal brev till 500 mottagare. För 400 kronor kan du skicka 5 000 brev totalt, oavsett tidsperiod. I vanlig ordning sjunker priserna med volym. För 1 650 kronor per månad kan du skicka e-post till 50 000 mottagare.
Lagen säger vem du får skicka till
Glöm inte heller att hålla koll på vad lagarna säger. Mer specifikt är det Marknadsföringslagen som gäller. I synnerhet paragraferna 19 och 20, som anger vilka du får skicka till.
Sammanfattningsvis får du inte skicka e-post till vem som helst. Du måste ha en etablerad kundrelation med mottagaren eller så ska hon eller han godkänna att du skickar information så här. Du måste också ha en länk för avregistrering. Givetvis ska ett klick på länken respekteras.
Överlag är det här ett smidigt sätt att kommunicera med kunder. Uppföljningen gör att du kan förbättra dig mellan gångerna. Gör det på rätt sätt så blir du älskad i stället för att slussas till det där rummet Dante glömde skriva om.